כולנו מכירים היטב את הציפייה וההתרגשות, הפרפרים, המתח וההתלהבות, שמלווים אותנו בכניסה למקום עבודה חדש.

חווית היום הראשון בעבודה! יש, שיסיימו את היום עם ברק בעיניים. ויש, שיחושו בלבול, חוסר וודאות, ובמקרים קשים, גם תסכול רב וספקות באשר להחלטה שקיבלו.

עבור העובד, זו תחילתה של תקופה, ובעיקר צורך להתאים את עצמו לסביבה חדשה ולהתמודד עם שינויים משמעותיים- עליו ללמוד חומר מקצועי לא מוכר (לעיתים מדובר בחומר רב שיש לרכוש בו שליטה בפרק זמן קצר), עליו להסתגל לנוהלי עבודה שלא הורגל בהם, להסתגל לסגנון ניהולי אחר וכמובן לבסס מערכת יחסים מול הממונה הישיר. כן, עליו להשתלב בצורה חלקה בצוות ולהתאקלם בסביבה החברתית אליה הוא מיועד, להבין את יחסי הכוחות במערכת, את הדינאמיקה הארגונית ועוד. למעשה, העובד הנקלט, צריך להוכיח את עצמו מחדש. ללא קשר ל'רקורד' הקודם שלו והצלחותיו בעבר. כעת, עליו לבנות שוב את מעמדו המקצועי והארגוני, לרכוש השפעה, לבוא לידי ביטוי, לעמוד בציפיות ולייצר הצלחות. ראוי לקחת בחשבון, שבשלב זה, פעמים רבות מתגלים פערים בין ציפיות העובד החדש לבין המציאות בפועל, ולעיתים גם עולים באופן בוטה מסרים המנוגדים להבטחות ולהצהרות שניתנו לעובד בתהליך הגיוס.

גם מצד המנהל, שכיח לגלות תהליך דומה, משום שמנהלים רבים מחזיקים במערך ציפיות מסוים מהעובד החדש- מצפים שה"רכש החדש" ידמה לקודמו בתפקיד, שיגיב באופן זה או אחר, שיבין מהר ובעצמו ועוד. לא אחת, נראה מנהלים המגלים חוסר סבלנות כלפי העובד החדש, ולעיתים אכזבה גלויה, כאשר הדברים אינם מתיישבים עם הדימוי האוטופי שיצרו לעצמם.

טעויות נפוצות 

- עובד המתייצב ליום הראשון בעבודה, ואף אחד לא מקבל את פניו.

- קליטת העובד המסתכמת במעין "שרשרת חיול", הכוללת טפסים ובירוקרטיה בלבד, ומותירה טעם של חוסר עניין אישי וניכור.

- עובד שמגלה כי לא דאגו לו לעמדת עבודה מסודרת, והוא מוצא את עצמו נבוך ומתרוצץ בניסיון להתארגן בעצמו.

- עובד שמגיע למקום עבודה חדש בידיעה שנקלט לבצע תפקיד מסוים, אך בפועל מגלה כי בינתיים הגדרת התפקיד השתנתה ללא הכר, או עדיין אינה ברורה.

- עובד שבימיו הראשונים מוצא את עצמו בחוסר מעש. חש מיותר ולא חיוני.

- עובד שהחל מהיום הראשון "נזרקת" עליו עבודה רבה ומצפים ממנו לתפוקות מלאות ולטיפול מקצועי במגוון משימות.

- עובד שחש בדידות רבה, היות ולא זוכה לקבלת פנים חמה או התייחסות כלשהי מיתר העמיתים מסביב.

- עובד שזוכה לביקורת נוקבת כמעט מהרגע הראשון, ולא מקבל הזדמנות אמיתית להשתלב ולהוכיח את עצמו.

 

תהליך הקליטה. כל עובד והסגנון שלו....

נתחיל בכך שיש להקדיש מחשבה ותשומת-לב לקליטה של כל עובד חדש, ובייחוד ליום הראשון, ואחר כך לשבוע הראשון. נמצא כי תהליך קליטה אישי, ואוריינטציה נכונה לעובד, קובעים במידה רבה את יחסו של העובד לארגון ולתפקידו, מה שמתקשר לאורך זמן לתפוקות, לנאמנות למערכת ולממונים, וכמובן למוטיבציה לעבודה.

נוכל להבחין בסגנונות ומאפיינים אישיותיים שונים ולהבין בהתאם את הצרכים והמורכבויות, אשר עלולות להתעורר.

במישור הביצועי- נגלה כי בעוד יש עובד שמעדיף להתבונן, לספוג, ללמוד ולדעת, ורק אז חש בנוח להתנסות, להביע דעה ולבצע, קיימים עובדים אשר צריכים דווקא להתנסות, ללמוד ולהתקדם תוך-כדי עשייה ו"תנועה", והללו יטיבו להתמודד במקום בו ירגישו "מחוברים" ומעורבים מהיום הראשון.

במישור הרגשי- נוכל להיתקל מחד, בעובדים סולידיים וביישנים מטבעם, אשר זקוקים לעזרה בחיבור שלהם לארגון ולאנשים. ומאידך, בטיפוסים שמאד בטוחים בעצמם, המגלים דומיננטיות יתר (על-פי-רוב במטרה להפחית את חווית העמימות וחוסר השליטה), הללו עשויים להביע עמדות נחרצות, להציע הצעות ושינויים, ולעיתים קרובות נוטים להיתפס כיהירים או כוחניים, ולהתחיל "ברגל שמאל" מול עמיתיהם לעבודה.

 

למה נתייחס במפורש?

חשוב לספק לעובד מידע, שיעזור לו להבין כיצד מתנהלים אצלנו. מידע פורמאלי ולא פורמאלי על הארגון. חזון, ערכים ואתיקה ארגונית, ההיררכיה בארגון ובעלי התפקידים, דרכי ניהול הזמן, צורת הדיווח, דרכי העבודה על משימה וכדומה.

נשוחח באופן גלוי באשר לציפיות כלליות מעובד בחברה, כמו גם למה העובד זכאי וממי מקבל שירות- בתחומי משאבי אנוש, שכר וכדומה.

כיצד עושים את זה נכון? 

נכין תכנית חפיפה / הכשרה מסודרת- הכוללת פגישות מתוכננות מראש עם ממשקים רלוונטיים בתוך ומחוץ לארגון, כמו גם פרוט של תחומי הידע, הלמידה וההכשרות. בתוכנית זו נפרט ברשימה מובנית את הנושאים לביצוע בהתאם לתחומי האחריות של בעל התפקיד, ונקבע יעדים מוגדרים ומדידים, אשר יהיו רלוונטיים לתקופת ההכשרה. זכור, ככל שהתוכנית תהיה ברורה יותר, ותרד לרזולוציה של השבוע הראשון והחודש הראשון, כך ייטב.

 

חונך אישי- ארגונים רבים מצמידים לעובד חדש חונך, בד"כ עמית לעבודה בעל וותק והכרות טובה עם הארגון. לא מדובר על מישהו שיתלווה אליו במהלך כל יום, ובטח לא כל היום, אלא בדמות אשר תלווה את העובד החדש במהלך החודש הראשון או הרבעון הראשון, תהיה כתובת לשאלות ומקור של ידע, ותסייע בקליטתו בצוות ובמערך החברתי של הארגון. בהקשר זה, בחירה נכונה של החונך והגדרת הציפיות מול החונך הנה חשובה מאד, וצריכה להתבצע על-ידי המנהל הישיר, ולהיות מפוקחת על-ידו. 

​

זמינות של מנהל ישיר- מדיניות של 'דלת פתוחה' ופניות מצד המנהל, בייחוד בימי העבודה הראשונים, הנם קריטיים ביותר לקליטה מוצלחת של כל עובד. הללו יתרמו לתחושה של ערך עצמי וכבוד הדדי, ויובילו טיפוח של מוטיבציה לאורך זמן. על כל ממונה ישיר להבין את האחריות הברורה שלו להצלחת תהליך הקליטה של עובד חדש, ולהקדיש לעניין זמן, סבלנות ומחשבה. כן, יש לערוך תאום ציפיות עם העובד הנקלט, ולהדגיש בפניו, שגם לו יש אחריות לתהליך קליטה מוצלח. 

 

אוריינטציה קבוצתית-  הדרכה מרוכזת, בצורת יום עיון או מספר ימי עיון. בדרך כלל מתבצעת כאשר ישנם מספר עובדים חדשים הנקלטים לארגון. דרך זו מאפשרת חשיפה מובנת ומסודרת לתכנים פורמאליים ובלתי פורמאליים, מקצועיים וארגוניים, הרלוונטיים לעובדים חדשים. 

 

הכנה וליווי של הצוות הקולט- כניסה אפקטיבית של עובד חדש תלויה לא מעט גם בצוות אליו הוא מיועד. הכנה של הצוות הקולט ופעילות גיבוש/בניית צוות יכולה לסייע רבות, בייחוד באם מדובר על קליטה של מספר חברים חדשים לצוות, או בקליטה של מנהל צוות חדש. 

 

רגישות, סבלנות וסובלנות!!! לא שוכחים לגלות הבנה לעומס הרגשי של התחלת עבודה חדשה, שומרים על 'ראש פתוח' ועל נכונות לקבל שונות, והכי חשוב, מציבים ציפיות ריאליות ומותאמות לעובד ולסגנונו האישי.

 

לאורך שנים ארוכות מלווים אנשי המקצוע של מכון תימה ארגונים ומנהלים רבים בתהליכי גיוס וקליטת עובדים חדשים. כך, נחשפנו למאות מקרים מצערים. טעויות בקליטה של עובדים חדשים, שלו היו נמנעות, יכלו כל הצדדים לצאת נשכרים ולהנות מצמיחה ושתוף פעולה פורה לאורך שנים. לא אחת מדובר על עובד שנקלט לעבודה, ולמרבה האכזבה, עזב או פוטר לאחר תקופה קצרה. תופעה זו מתרחשת בכל הדרגים ובכל הסקטורים, החל מדרגים זוטרים ועד הדרגים הבכירים ביותר הארגון. עובד, שגוייס לאחר מיון קפדני ואבחון מעמיק, במסגרת תהליך גיוס ארוך ומקצועי, שבסופו של אותו תהליך הוא נבחר לתפקיד, היות ונמצא כי הוא המועמד הראוי ביותר- בעל הניסיון, ההשכלה הרלוונטית והמוטיבציה הנכונה. 

ידוע, כי חשובה מאד התאמת העובד לארגון ולתרבות הארגון, לא פחות משחשובות היכולות או הנסיון שלו. ויחד עם זאת, רבים מדי הם המקרים בהם הארגון יוצא נפסד לא פחות מהעובד המאוכזב, ועל כן יש להקדיש מאמץ ומחשבה גם ליום שלאחר חתימת חוזה העבודה.  

נשמח ללוות ולסייע בתהליך הקליטה,

בהצלחה, צוות מכון תימה.

   

 

הטקסט במסמך זה כתוב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד, אולם מיועד לנשים ולגברים כאחד.

@כל הזכויות שמורות למכון תימה.